VPN zu kompliziert ! Alternative ?

Einem Teil unserer User ist die Nutzung von VPN offenbar zu kompliziert. Ebenso schwierig scheint es zu sein, unsere Anleitungen zu lesen oder zu verstehen. Einfach hingegen scheint es zu sein, jedesmal erneut mit der gleichen Frage zu kommen.

Die User haben das Problem, dass sie Vorgehensweise nicht verstehen und sich auch nicht merken wollen wie sie vorgehen müssen.
Das Resultat ist dann immer jenes, dass sie versuchen sich über VPN anzumelden, ohne zuvor ein DSL-Kabel eingesteckt oder eine UMTS-Verbindung aufgebaut zu haben. Wenn sie diese erste Hürde erfolgreich gemeistert haben und verbunden sind, denken sie nicht daran, ihre Kiste zu synchronisieren oder online zu bringen. Das kleine Icon im Infobereich der Taskleiste, das symbolisiert, dass die Maschine (trotz bestehender VPN-Verbindung) offline ist, vergessen oder ignorieren sie immer wieder. Hier müssten sie lediglich "Status/Online arbeiten" auswählen, aber ok.
Auch wundern sie sich immer wieder über fehlende Desktop-Icons und Laufwerkmappings. Klar, denn das kleine Info-Icon wird ignoriert. "Synchronisieren" könnten sie darüber auswählen und alles wäre fein, aber nun gut.

Wir helfen ihnen schon mit OWA weiter, sodass sie ihre E-Mails standort- und maschinenunabhängig abrufen können. Damit produzieren sie weitere Fehler, denn sie versuchen den Aufruf von OWA über ihre Notebooks ohne bestehende VPN-Verbindung. Was normalerweise kein Problem ist (DSL-Anbindung oder UMTS-Verbindung reichen ja völlig), ist bei uns eines, weil im IE unser Proxyserver hinterlegt ist. Und besteht keine Verbindung zu diesem - via VPN - ist auch der Aufruf von Websites nicht möglich. Eine Policy verhindert zudem die Deaktivierung des Proxyeintrags im IE.

Jetzt ist die Frage: wie kann man das alles vereinfachen ? 'Ne Cloud wäre ggfs. eine Möglichkeit, aber dazu haben wir hier nichts eingerichtet und werden es wohl auch in absehbarer Zeit nicht tun, da andere Projekte Vorrang haben.
Also was tun ? Ein Script schreiben, das alles erledigt ? Vom Aufbau der VPN-Verbindung über's Synchronisieren bishin zum Kaffee kochen ? Oder eine noch leichtere Anleitung schreiben und sie ihnen an den Schädel nageln ? Gibt es eine bessere Lösung als VPN oder bringt vielleicht ein anderer VPN-Client mehr (derzeit Cisco) ? Gibt es ein Zwischending zwischen VPN und Cloud ?

Also heißt's recherchieren. Für Tips, Hinweise, Lösungen, ... wäre ich jedoch dankbar.